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Onboarding: 5 bonnes pratiques à adopter

9h tapantes et votre nouveau collaborateur franchit pour la première fois le seuil de vos bureaux? Scénario presque banal pour les entreprises qui recrutent. L’onboarding et la parfaite intégration des nouveaux collègues devraient être la priorité pour un recrutement réussi. Ce début est déterminant et donne déjà un aperçu du type d’entreprise dans lequel l’employé met les pieds.

Plus l’accueil des nouveaux collaborateurs sera organisé, fluide et complet. Plus les collaborateurs seront dans de bonnes conditions pour être productifs et contribuer aux missions de l’organisation. Un collaborateur bien intégré c’est aussi un collaborateur qui a plus de chance de rester et s’investir dans l’organisation sur le long-terme. On réduit donc le turn-over et on augmente le bien-être de chacun.

Voici 5 bonnes pratiques que j’ai découvert (et vécues) dans la start-up autrichienne Tractive GmbH.

 

  • Découvrir l’équipe en direct comme en photo

Avant même d’avoir franchi le seuil de la porte, n’importe quel collaborateur chez Tractive a déjà pu avoir un aperçu de ses collègues grâce aux photos qu’il peut retrouver sur la page RH de l’entreprise. Mais ce qui m’a frappée, c’est qu’en rentrant n’importe quel visiteur rencontre les collaborateurs de l’entreprise. D’un côté de l’entrée: une guirlande de photo présente chaque collègues. De l’autre des cadres photos avec tous les moments qu’ont pu passer ensemble l’équipe en vacances, en sorties, en randonnée, en soirée, en concours, …

Vous l’avez compris, on retrouve sur les murs des bureaux les moments forts que l’équipe a vécu depuis ses débuts jusqu’à aujourd’hui. Et chacun y laisse sa trace. C’est une première impression qui met en confiance et donne envie de faire partie de l’équipe.

 

  • Guide d’intégration et mises à jours

L’équipe des RH a pensé à tout. Une session pour chaque plateformes (Gmail, Slack, etc.) a déjà été créée pour chaque nouvel employé. Un document détaillé indique pour chaque plateformes le chemin à suivre. Chacun prend alors le temps qu’il lui faut pour mettre son ordinateur à jour; y installer ce dont il a besoin et se familiariser pas à pas avec ses outils, les règles de vie commune, la culture d’entreprise et l’accès aux espaces récréatifs, au calendrier, etc.

La plateforme interne détaille toutes les démarches à suivre avec une check-list. Elle a été pensée pour que le nouveaux arrivants puissent s’y référer dans les premières semaines.  Ils y retrouvent les réponses à leurs questions sans avoir besoin de demander trop souvent à leurs collègues. Véritable guide d’intégration, il vise à faciliter le plus possible les premiers pas des nouveaux souvent bombardés d’informations lors des premiers jours.

 

  • Buddy program

Les employés qui sont chez Tractive depuis plus de six mois sont tour à tour choisi pour être le mentor des nouveaux arrivants. Responsables de la visite des locaux et de leur bonne intégration pendant les deux premiers mois. Cela permet  d’impliquer toute l’équipe. En effet, les mentors ne sont jamais ni les supérieurs, ni un membre du même département que le nouvel employé. Ils sont des guides qui permettent aux nouveaux arrivant de non seulement bien s’intégrer dans leurs équipes mais aussi s’intégrer à l’intégralité de l’organisation.

Assigner un mentor à un nouveau collaborateur permet de le guider. Également d’avoir un retour régulier sur ses performances, sur les difficultés qu’il rencontre, et de rendre son intégration plus facile. Cela permet d’intégrer directement l’employé.  C’est aussi lui montrer que ce qui fait la réussite de l’entreprise, c’est son équipe et sa mentalité.

 

  • Rencontrer l’équipe dans une ambiance décontractée

Difficile de retenir tous les noms. Heureusement, le Who is Who sur la plateforme interne donne la photo et le poste de chaque collègue. Ainsi il aide les anciens collègues comme les nouveaux à s’y retrouver.

Les pauses déjeuners et les petits-déjeuners d’entreprises sont des moments de convivialité. Ils permettent à chacun de trouver petit à petit sa place et réellement rencontrer ses collègues.
Les réunions hebdomadaires réunissant tous les collaborateurs permettent de présenter les nouveaux collaborateurs. Ils sont ainsi très vite mis à jour avec les missions et enjeux de l’organisation. Enfin, un déjeuner avec le CEO au cours du premier mois permet aux nouveaux de se sentir très vite comme au sein d’une grande famille.

 

  • Footing, cours de yoga ou randonnée ?

Les occasions sont bonnes à Tractive pour faire des collaborateurs une vraie équipe. Chacun peut y trouver son bonheur aux pauses déjeuner. Ces activités qui ne sont nullement obligatoires participent cependant à créer une ambiance et une complicité incomparable.

L’équipe de Tractive n’est pas seulement un groupe d’employés épanouis dans leur travail. C’est aussi une équipe sportive et gagnante qui mise sur le bien être au travail et dans son corps. Quoi de mieux pour bien intégrer les nouveaux collaborateurs que de les intégrer à l’équipe de foot ? Les faire taper dans le ballon pour relâcher la pression et partager dès le début de bons moments ?

Et vous, quelles bonnes pratiques avez vous vécues pour bien accueillir vos nouveaux collègues ?

Delphine Finel

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