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Voulez vous être efficaces ou efficients ?

Il est souvent difficile de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Vos objectifs semblent inatteignables et vous ne comptez plus votre temps ? Et bien désormais comptez le, et soyez efficients.

Tout d’abord comprenez la distinction entre l’efficacité et l’efficience.

L’efficacité est la capacité à atteindre ses objectifs, d’aller d’un point A à un point B, peu importe le temps ou les ressources que l’on utilise. Il s’agit de remplir les conditions d’un contrat, réussir un concours. Cette notion ne prend pas en compte l’énergie, l’argent, les méthodes employées pour arriver à ses fins.

L’efficience, c’est l’optimisation des moyens pour arriver à ses objectifs, c’est l’efficacité au moindre coût. 

La performance

A l’aide de plusieurs principes, nous allons tenter de proposer une méthodologie de l’efficience tout en démontrant que productivité et bien-être peuvent bien s’entendre.

 

Loi de parkinson :

En 1955, Cyril Northcote Parkinson a étudié le fonctionnement de l’administration britannique et émis plusieurs rapports sur son fonctionnement. Il a établi une loi portant son nom aussi appelée « loi de l’extension du temps » qui stipule que tout travail tend à se dilater pour remplir tout le temps disponible.

Il s’agit donc de se fixer des délais réalistes dont on peut évaluer le résultat rapidement pour optimiser son temps de travail. Se fixer ses propres échéances plus courtes pour anticiper les imprévus, et se reposer une fois la mission accomplie peut réduire considérablement le stress tout en maintenant un niveau de qualité équivalent.

C’est un des procédés utilisé par ce que l’on appelle la méthode agile en entreprise (à lire: article celsa-rh). Méthode qui consiste à avancer petit à petit, en cohésion avec l’attente du client, tout en alternant des périodes de sprint et de rétrospective.

 

Plus efficient : entre performance et bien être

Dans son livre «  The Power of Full Engagement » Tony Schwartz explique que la majorité des individus alternent entre la zone de survie et celle de burn out.

La zone de survie est celle ou l’on travaille 10h/jour sans faire de pauses pour passer un maximum de temps sur une tâche. La seconde zone, bien pire est un état dans lequel l’individu est dépressif et improductif.

Voilà pourquoi l’auteur recommande un deuxième schéma, beaucoup plus sain. L’alternance entre la zone de performance et la zone de « régénération ».

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Cette zone de performance qu’il appelle flow ou « expérience psychologique optimale » serait une période alliant bien être et productivité.

 

Pour maximiser ses résultats tout en économisant son énergie vous pouvez vous baser sur le rythme « ultradien ».

IMAGE 3

Alors que vous êtes dans votre « zone optimale de performance », vous devez vous arrêter de vous même sans attendre les premiers signaux de fatigue mentale. Vous irez naturellement dans votre « renewal zone » période pendant laquelle vous pouvez lire, marcher, faire du yoga ou toute autre activité non professionnelle. Puis reprenez votre tâche au maximum de votre concentration sans avoir subi de saturations mentales.

C’est sans doute pour cette raison que des entreprises comme Google incitent leurs ingénieurs à travailler plus rapidement pour qu’ils puissent dégager 20% de temps de création personnelle.

Aujourd’hui, nous sommes obsédés par le temps alors qu’il faudrait l’être par notre énergie.

Nous devons éviter à tout prix la zone de burn out qui est dévastatrice.

Travailler plus d’heures augmente l’efficacité à court terme, mais réduit l’efficience et donc la productivité à long terme. Si certaines situations d’urgence nous y obligent, aucun calcul justifiant de rester dans sa zone de survie pour atteindre de meilleurs résultats immédiats n’est viable sur le long terme.

Malheureusement, le système éducatif et organisationnel ne nous enseignent pas assez l’efficience.

Peut-être que de nouveaux modèles pédagogiques tels que l’école 42 présentent des solutions pour identifier de meilleurs méthodes de travail ?

En effet le fonctionnement pédagogique de cette école est basé sur du « peer to peer learning » un fonctionnement participatif permettant aux étudiants de libérer leur créativité à travers l’apprentissage par projet.

 

Cet apprentissage favorise la comparaison de différentes méthodes de travail entre les étudiants, et permettrait ainsi de trouver les méthodes les plus adaptées, pour arriver au meilleur résultat, en utilisant le moins de ressources possible.

 

Joachim Charlot

 

Sources photographies
https://fr.linkedin.com/pulse/de-lefficace-%C3%A0-lefficience-une-histoire-caf%C3%A9-laetitia-gomez
http://idele.fr/presse/publication/idelesolr/recommends/lefficience-alimentaire.html
https://www.fastcompany.com/3013188/why-you-need-to-unplug-every-90-minutes

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