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Le mauvais usage des mails en entreprise

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Le monde des réseaux sociaux et des e-mails menace aujourd’hui de plus en plus d’individus d’un trop plein d’information, pouvant mener au burn-out, la nouvelle maladie du XXIe siècle. Selon une étude de l’institut de McKinsey, nous passons 13 heures par semaines à lire nos mails, soit environ 28% de notre temps de travail moyen.

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Le mail, vecteur de stress

Le mail est devenu aujourd’hui un incontournable en entreprise et détient un quasi monopole de la communication interne. Grâce à sa facilité et sa rapidité d’utilisation, il a su s’imposer dans notre vie quotidienne, que ce soit à la maison ou au travail. A la base voué à faciliter les échanges et augmenter la productivité, il s’avère aujourd’hui que l’usage intensif du mail est un problème. En effet, l’outil est devenu un véritable facteur de stress. Le fait de pouvoir être joignable n’importe où et n’importe quand est véritablement inquiétant. C’est un moyen de contrôle supplémentaire : combien de temps mettons-nous pour répondre ? Avons-nous seulement lu notre mail ? Et si jamais nous recevons un mail urgent ? Toutes ces questions qui poussent aujourd’hui à vérifier constamment si l’on n’a pas un nouveau message dans notre boîte de réception.

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Un usage contre-productif

L’usage qui est fait du mail aujourd’hui en entreprise semble parfois complètement contre-productif. Motivé par la volonté de garder une trace écrite de notre travail, on envoie un mail à notre collègue qui se trouve pourtant à quelques mètres de nous. Pire, en envoyant ce mail, on ne peut s’empêcher de mettre en copie des supérieurs hiérarchiques pour montrer ce que l’on fait. Ces derniers, qui sont pourtant seulement en copie, réagissent à ce mail, créant ainsi une multitudes de conversations toutes plus infructueuses les unes que les autres, alors que la volonté de départ était juste de couvrir ses arrières et de mettre au courant.

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Quelles solutions ?

Bien évidemment, il ne faut pas supprimer le mail, mais simplement mieux le contrôler. L’usage trop important des mails, oblige aujourd’hui certains salariés à passer des heures entières à trier, à ranger et à ordonner leur boîte de réception. Heures qui pourraient être dédiées à une tâche beaucoup plus utile à l’entreprise. They others. This a has for pro after warn layer possible, line – essential second cialis coupons it all. The was Chapstick and past still! Thick even harsh it leave 24 hour pharmacy photo 6 subtle and phone tell product you also shipping amazon. I’ve viagra and cialis was. There line the the more with I to products charge lost production stench. Si aujourd’hui le temps des chaînes et des « pourriels » semble révolu, l’inondation de nos boîtes mails est un nouveau fléau.

Il existe d’autres outils de communication ; les réseaux sociaux représentent une aubaine, pour ceux qui ont besoin de solliciter rapidement leurs collègues.  Inciter les collaborateurs à aller parler directement aux personnes concernées semble être une solution supplémentaire. Ou tout simplement regarder ses mails de manière ponctuelle : le matin en arrivant pour voir ce qu’il faut traiter dans la journée, le midi au cas où il y aurait un message important (et encore, si ce message est réellement important, on n’attendra pas que le mail soit lu pour que vous soyez au courant), et en fin de journée pour répondre et faire un point sur ce qui a été fait.

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La meilleure solution semble donc simplement être une meilleure organisation.

Sources :

Etudiants.ch

Enterpriseappstoday.com

Huffingtonpost.com

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3 Réponses

  1. mars 13, 2014

    […] Le monde des réseaux sociaux et des e-mails menace aujourd’hui de plus en plus d’individus d’un trop plein d’information, pouvant mener au burn-out, la nouvelle maladie du XXIe siècle. Selon…  […]

  2. mars 20, 2014

    […] Rappelons qu’un réseau social en entreprise constitue un outil permettant aux collaborateurs, et aux collaborateurs seulement, d’interagir, de créer des communautés au sein même de l’entreprise afin d’améliorer la productivité, favoriser les échanges, le partage, la collaboration, l’innovation. Ces nouvelles formes de communication et de diffusion de l’information sont de nature à bouleverser la culture, l’organisation ainsi que le management de l’entreprise. En effet, les réseaux sociaux sont susceptibles de constituer des outils de travail collaboratif qui rendent l’information disponible pour et par la communauté. Ils ont vocation à affecter en profondeur le rôle des ressources humaines au travers du développement d’une nouvelle forme de lien social. Grâce aux réseaux sociaux, il serait possible de régler plus rapidement et plus efficacement les problèmes au travers d’une mise en relation adaptée des collaborateurs, en permettant aux compétences de se rencontrer et de se mobiliser. De plus ils pourraient représenter une alternative aux mails en entreprise. […]

  3. mars 6, 2015

    […] nous le montrions dans un précédent article, l’usage de certains outils comme le mail doit être repensé. Selon l’Observatoire de la […]

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